AIRContable – Ayuda

La aplicación AIRContable está diseñada y desarrollada bajo la estricta supervisión de personal experto contable, con amplia experiencia en el sector, de forma que el entorno resulte amigable y fácilmente reconocible para los profesionales del mundo de la gestión empresarial.

El trabajado diseño de cada una de las pantallas de la aplicación, tiene como principales objetivos …

• Huir de la extendida estética ‘informática’ en la que los datos se presentan en ilegibles tablas con infinidad de celdas, las opciones se ‘esconden’ en menús con nombres poco reconocibles por los profesionales de la gestión contable y para acceder a cualquier proceso deben navegar a través de infinidad de pantallas intermedias.
• Usar terminología y nomenclatura fácilmente reconocible por los usuarios.
• Mostrar la mayor información posible, con la mayor claridad y sencillez.
• Simplificar el número de botones, menús y pantallas de forma que el usuario siempre esté orientado y situado dentro de la aplicación.
• Mantener una uniformidad en el diseño, de forma que todas las pantallas sigan la misma línea en cuanto a la ubicación de sus elementos y funcionalidad.

Para ello …

• Todas las pantallas principales permiten su maximización y redimensión.
• Siempre encontraremos nuestro panel de información y opciones a la derecha de cada pantalla. Normalmente con 2 botones, Herramientas y Opciones, que dan acceso a los menús desplegables que aglutinan todas operaciones y procesos a realizar sobre los datos que gestionamos en esa pantalla.
• En la parte superior encontraremos el Panel de ayuda contextual (Sólo si hemos marcado su uso en las opciones generales de la Aplicación).
• En el área central de la pantalla podremos gestionar los datos de forma sencilla e intuitiva

Para AIRContable, una empresa es el conjunto de ficheros físicos en los que se almacenan todos los datos necesarios para trabajar con una contabilidad. Datos identificativos, Plan Contable, Libro Diario, Libros de Facturas, Libros de Pagos y Cobros, etc.

Por definición, para AIRContable, un directorio de trabajo es una carpeta que al menos contiene una empresa.

Directorio Raíz de Empresas

Para que AIRContable pueda gestionar de forma correcta y segura los ficheros y bases de datos de todas sus empresas, éstas han de situarse en un directorio especial, creado y preparado expresamente para albergar a las empresas.

Todos los Directorios de Trabajo estarán ubicados a partir de este Directorio de Empresas.

Por defecto, al instalar AIRContable, la aplicación montará el Directorio de Empresas por defecto. Para trabajar con empresas ubicadas en otros directorios de empresas, o para crear nuevos, hemos de utilizar las herramientas que tenemos a nuestra disposición en el menú desplegado al pulsar el botón ‘Adm. Directorios’ situado en la parte superior izquierda del Gestor de Empresas.

Podemos estructurar nuestras empresas y sus ficheros de forma que sea más fácil su localización y manejo. De esta forma, crearemos cuantos directorios de trabajo necesitemos y queda a nuestro criterio el nombrarlos y ubicarlos dentro de nuestro sistema de archivos.

Información mostrada en la tabla de directorios y empresas

En el área central de la pantalla podemos ver detalladas todos los directorios de trabajo y las empresas contenidas en él.

En las líneas correspondientes a los directorios de trabajo, a la izquierda, disponemos de un icono con el que expandir/contraer la información de las empresas contenidas en él. En el centro el nombre del directorio y a la derecha, el total de empresas del mismo.

En las líneas de empresa, de izquierda a derecha … se muestra un icono con una hoja si la empresa tiene documentos anexados, otro icono con un candado sobre círculo rojo si la empresa tiene cerrado el ejercicio, el nombre de los ficheros, la razón social, el ejercicio, el tipo de empresa (PYME o GRAN EMPRESA) y la fecha actual del Diario (último apunte).

AIRContable recordará la última empresa en la que trabajamos y cada vez que la ejecutemos nos situará en ella.

Operaciones sobre los directorios de trabajo

En la parte superior izquierda de la pantalla tenemos la información referente a nuestros directorios de trabajo y más concretamente con el que estamos trabajando. También disponemos del botón etiquetado con ‘Adm. Directorios’ con el que accedemos a las operaciones permitidas sobre los mismos.

Además de poder Expandir ó Contraer todos los nodos de la tabla, disponemos de operaciones para trabajar con empresas de otro directorio a través de ‘Cambiar a otro directorio de empresas’ o ‘Montar un nuevo directorio de empresas’ para crear uno nuevo

AIRContable permite llevar un control exhaustivo de usuarios, asignando claves y privilegios de acceso a cada área de la aplicación. Podemos acceder a la pantalla que gestiona los usuarios desde el menú desplegado al pulsar el botón de ‘Herramientas’.

Existen 2 niveles principales de control de usuarios. El correspondiente a la aplicación de forma global, y los asignados de forma particular a cada una de las empresas. Si se activa el Control de Usuarios a nivel de Aplicación, se requerirá la clave de acceso de cada usuario al ejecutar la misma. Si se activa el Control de Usuarios a nivel de Empresa, el acceso será controlado en el momento en el que se intente abrir la misma.

Para cada usuario definiremos su tipo, ADMINISTRADOR u OPERADOR, un alias por el que se identificará, una clave de acceso y una serie de permisos concedidos por un usuario del tipo ADMINISTRADOR.

Para poder trabajar con usuarios y asignar privilegios debe existir un USUARIO PRINCIPAL, que obligatoriamente será del tipo ‘Admnistrador’. AIRContable nos facilitará su creación si éste no existe cada vez que intentemos acceder al control de usuarios.

La gestión documental es una herramienta imprescindible para el control y manejo de documentos en formato electrónico relacionados con la actividad de nuestra empresa.

Con un mínimo esfuerzo, podremos consultar en todo momento cualquier documento anexado a nuestra empresa, a nuestros asientos o a nuestras facturas, sin tener que buscarlo entre los papeles de nuestra mesa, de un cajón o un archivador. Podemos acceder a la gestión documental de la empresa haciendo click en la columna de la tabla habilitada para tal efecto y señalada con un icono en forma de hoja, o bien en la opción rotulada como ‘Base documental de la empresa’ en el menú desplegado al pulsar nuestro botón de ‘Herramientas’.

Se nos mostrarán todos los documentos anexados a nuestra empresa, pudiendo buscar por descripción, por fecha o por tipo de documento. AIRContable gestiona gran variedad de formatos electrónicos (PDF, documentos de Microsoft Word, Excel, imágenes JPG, Gif, PNG, etc …)

Con la utilidad de Copias y Restauración podrá realizar copias de seguridad de los datos de sus empresas y restaurarlas de forma fácil y segura.

Hacer Copia

AIRContable se encargará de confeccionar el catálogo de todos los ficheros necesarios para que ningún dato de su empresa quede excluido de la copia de seguridad.

Tipo de copia Comprimida. Una vez copiados todos los datos en el ‘Directorio donde hacer la copia’ se comprimirá en un fichero .ZIP para facilitar su envío o copia a otras unidades.

Copiar documentos asociados. Junto con los datos contables de su empresa, se realizará una copia de todos los documentos digitales adjuntos a la misma. El marcado de esta opción puede provocar que el tamaño total de la copia se vea considerablemente incrementado, dependiendo de la cantidad y el peso de los documentos anexados mediante la Gestión Documental.

Directorio o Fichero donde hacer la copia. Si indicamos Tipo de Copia Normal, deberemos seleccionar el directorio donde queremos ubicarla (debe estar vacío), y si seleccionamos Copia Comprimida, debemos indicar la ubicación y nombre del fichero .ZIP donde se hará la copia

Restaurar Copia

Es el proceso inverso a Hacer la Copia. Debemos seleccionar la Carpeta o Fichero .ZIP donde tenemos la copia, y el Directorio donde Restaurarla y AIRContable se encargará de la gestión de todos los ficheros y su restauración.

A través del menú desplegado al pulsar el botón Herramientas accedemos a otras opciones que nos permiten parametrizar el funcionamiento de nuestra aplicación. Las opciones están divididas en dos grupos, las que influyen sobre el comportamiento de la Aplicación, y por tanto actuarán igualmente sobre todas las empresas y las específicas para cada una de las empresas.

En esta pantalla gestionamos los datos generales relativos a la sociedad.

• CIF, Razón Social, Dirección y C.N.A.E, serán los principales datos de nuestra sociedad que serán usados para su identificación.
• Representantes. Se permite la gestión de varios representantes, pudiendo seleccionar cuál de los que figuran en la relación será el usado por defecto para aquellos impresos en los que sólo sea necesario rellenar uno de ellos.
• Bancos. Sin límite a la hora de crear los bancos con los que trabaja nuestra sociedad. Debemos indicar la Cuenta Contable asociada al mismo dentro de nuestro Plan Contable, así como también podemos marcar uno de los bancos por defecto, que será el ofrecido en primera instancia en cualquier punto en el que se precisen datos bancarios.
• Logotipo y sello. Podemos seleccionar las imágenes corporativas para plasmarlas en documentos e impresos.
• Conexión con AIRFacturas. Podemos conectar nuestra empresa de contabilidad con su correspondiente en la aplicación de facturación, de forma que se generen facturas de forma automática en la misma a partir de la contabilización de las mismas en AIRContable. Además, si marcamos ‘Crear fichas de cliente de forma automática’, se irán creando en la empresa asociada de AIRFacturas las fichas de los clientes a los que emitamos facturas y no figuren en la relación.

AIRContable controlará la corrección de todos los datos susceptibles de ser validados, por ejemplo, CIFs e IBANs, mostrándolos en rojo si existe algún error, y en negro si todo es correcto.

AIRContable, en el constante afán de controlar posibles errores y desfases de difícil detección en el futuro, asegura la correspondencia entre los Bancos con los que trabaja nuestra empresa, y las Cuentas Contables asociados a los mismos, en las que se contabilizarán los movimientos relacionados con dichas entidades.

Así, y de forma totalmente automática, cada vez que creemos un nuevo Banco, AIRContable creará una cuenta en el Plan Contable asociada al mismo, incluyéndola en el grupo 572, con el código siguiente en la secuencia del grupo y con el nombre igual al del banco creado.

En esta pantalla podemos indicar otros muchos campos relacionados con la identificación de nuestra sociedad, los cuales tienen relevancia para unos impresos concretos y cuya cumplimentación suele ser más compleja, como puede ser el Impuesto de Sociedades  …

• Datos de la persona de contacto.
• Datos Registrales
• Datos del consejo de administración
• Datos detallados sobre la actividad de la empresa
• Etc…

En esta pantalla disponemos de todos los procesos y herramientas para operar sobre el Plan Contable de nuestra empresa.

Al crear nuestra empresa, se inicializará con un Plan Contable básico, en el figurarán las Cuentas de Mayor necesarias para empezar a contabilizar. Dependiendo si elegimos PYME o GRAN EMPRESA, nuestro Plan Contable operará con cuentas de mayor de 3 o 4 dígitos respectivamente.

En esta pantalla consideramos 3 posibles estados para manejar los datos de nuestras cuentas:

• Consulta. En el que nos encontramos nada más entrar en esta pantalla. Nos permite movernos libremente por el listado de cuentas con la absoluta seguridad de que ni eliminaremos, ni modificaremos dato alguno de las mismas.
• Modificación. Bastará con pulsar cualquier tecla sobre la cuenta seleccionada para que podamos acceder a su ficha y modificar los datos que se permitan actualizar.
• Eliminación. En este estado podremos eliminar cuentas de nuestro plan contable. Se nos mostrará la cuenta seleccionada sobre fondo rojo y pulsando la tecla SUPR procederemos a su eliminación, si se ésta es posible, ya que no podremos eliminar cuentas con movimientos directos o alguna de sus auxiliares, así como eliminar cuentas de bancos, etc.

Las Cuentas se presentarán en una tabla, ordenada por código. Los códigos se formatearán con un punto ‘.’ Tras los dígitos de mayor y un espacio ‘ ‘ cada 3 dígitos para facilitar su lectura.

A la derecha de la tabla con el listado de cuentas, en la parte superior visualizamos información acerca de los saldos de la cuenta seleccionada. Saldo al Debe, al Haber, saldo total, y sus respectivos en el Asiento de Apertura.

En el caso de cuentas que precisen información adicional, ésta se presenta a la derecha de la tabla, justo debajo de la información acerca de sus saldos. Se presentará una ficha con los datos adicionales, dependiendo del tipo de cuenta. En la tabla podemos observar un icono con forma de hoja escrita, a la derecha del nombre de la cuenta.

• Cuentas de clientes y proveedores (Grupos 410 y 430). Se presentarán los datos del cliente o proveedor según corresponda. Datos que serán de gran utilidad a la hora de contabilizar facturas o la presentación de modelos oficiales.
• Cuentas de bancos (Grupo 572). Se mostrará la información de la ficha del banco asociado a la cuenta.
• Cuentas de IVA Soportado y Repercutido (Grupos 472 y 477). Con la inicialización del Plan Contable, se crean las cuentas de IVA para cada tipo vigente (472 210 para contabilizar el impuesto al 21%, 472 052 para el impuesto al 0.52%, etc). Es muy importante que estas cuentas siempre existan para un correcto funcionamiento del proceso de creación de facturas de forma automática.

Pulsando el botón con este rótulo se nos desplegará el menú con las utilidades de las que disponemos. En este caso las herramientas para Buscar cuentas en todo el Plan Contable.

Al pulsar en esta opción, o con la combinación de teclas ALT+B, se nos requerirá la información para iniciar la búsqueda. AIRContable interpretará lo que el usuario introduzca para realizar la búsqueda por un campo u otro de nuestras cuentas. Así si se introduce una cadena numérica, buscará por código y si es una cadena alfanumérica, la búsqueda se realizará por el nombre de la cuenta.

Con la opción de Buscar Siguiente, o la combinación de ALT+S, repetimos la última búsqueda iniciada, pero a partir de la ocurrencia anterior. Si deseamos iniciar una nueva búsqueda, sólo hemos de repetir el proceso comenzando con ALT+B.

Para la creación o modificación de una cuenta, son datos obligatorios, tanto su Código como su Nombre.

El código de cuenta y su influencia en el total de auxiliares posibles.

Bastará con escribir Cuenta de Mayor para que AIRContable nos proponga como código el de la siguiente cuenta auxiliar. Si aún no existiese ninguna auxiliar, debemos introducir todos los dígitos de la cuenta, teniendo la precaución de dedicar los suficientes para codificar todas las auxiliares que podamos necesitar.

Por ejemplo, por defecto en nuestro Plan Contable tendremos la cuenta de mayor de proveedores, 410. Cuando creemos la primera cuenta de proveedor, deberemos indicar todos los dígitos de la misma, por ejemplo 410.000.001, ya que AIRContable no tiene una cuenta auxiliar de la 410 como referencia. Según los dígitos que dediquemos para codificar auxiliares en esa primera cuenta, podremos ir creando las siguientes. En nuestro ejemplo, podríamos codificar hasta 999.999 proveedores, con las cuentas desde la 410.000 001 a la 410.999 999

Cuentas de Clientes o Proveedores

Si la cuenta que pretendemos crear corresponde al grupo de Clientes (430) o Proveedores (410), nada más validar el código, se nos ofrecen los campos para asociarle una Ficha de Cliente/Proveedor. Podremos buscar la ficha por su NIF o su Nombre fácilmente escribiendo parte de los mismos, y en caso de no existir, se nos dará la oportunidad de crearla cuando confirmemos la creación de la nueva cuenta.

En el caso de modificación, podremos acceder a la ficha de Cliente/Proveedor de nuestra cuenta a través del botón que figura a la derecha del campo Nombre del mismo.

Cuentas de Bancos

Asimismo, si la cuenta es una auxiliar del grupo de Bancos (572), se nos da la posibilidad de asociarla a uno de ellos. En este caso, es obligatorio toda cuenta del grupo 572 tenga asociada una ficha de banco, a las cuales podremos acceder a través de la opción de los Datos Identificativos de la Empresa.

AIRContable ofrece una gran flexibilidad a la hora de confeccionar listados. En la pantalla previa a la emisión de un listado podemos configurarlo con múltiples combinaciones.

Todos los listados se generarán en el momento en formato PDF, evitando el consumo de papel innecesario, así como los frecuentes problemas con la redirección a las impresoras.

Una vez generado el listado, se abrirá con el visor predeterminado para ficheros PDF de su sistema, lo cual obliga a tener instalada aplicación que permita mostrar este tipo de archivos.

Parámetros para la configuración del listado

• Configuración del listado. Podemos elegir el rango de los códigos de las cuentas a listar, la longitud de sus códigos, el patrón de los mismos (reemplazando las ‘X’ por los dígitos que queremos que coincidan. Por ejemplo: XXX002XXX nos listará únicamente las cuentas que estén codificadas con 002 en las posiciones 4 a 6 de sus códigos)
• Columnas del listado. Para seleccionar las columnas que queremos incluir en el listado de entre todas las posibles
• Formato de la Hoja.
• Cabecera y Pie.
• Formato y fichero de salida. Podremos emitir nuestro listado tanto en formato PDF como EXCEL. Además, podemos listar en un fichero ‘definitivo’ si seleccionamos uno, o en uno temporal si sólo queremos visualizar sin almacenar el listado (Aunque una vez abierto en el visor PDF predeterminado podremos guardarlo con otro nombre)

El Diario será el centro de la mayor parte de las operaciones de introducción de datos a nuestra contabilidad. Es por ello que AIRContable pone a nuestra disposición un gran número de herramientas y procesos para automatizar y facilitarnos esta labor, que en muchas ocasiones se torna tediosa y repetitiva.

AIRContable ha sido producto del trabajo y el análisis de personal experto contable junto con profesionales del diseño y desarrollo de aplicaciones informáticas de gestión. El resultado es una aplicación que respeta la gestión contable de una empresa, desde un punto de vista académico y profesional, tanto en su terminología, como en la presentación de la información y el diseño de las pantallas con las que trabaja el usuario

La unidad más pequeña de información que consideramos en el Diario es el Apunte Contable. A su vez, los apuntes se agruparán en Asientos.

Algunas consideraciones sobre el tratamiento de Asientos y Apuntes:

• AIRContable sólo permite, a la vez, un asiento descuadrado.
• Todos los apuntes de un mismo asiento tendrán una serie de datos que deben coincidir … Nº de asiento, Nº de documento, Fecha y Nº de IVA. AIRContable se encargará de actualizar automáticamente todos los apuntes del asiento en caso de modificar alguno de estos datos.
• Los asientos se ordenan por Fecha, Nº Asto, D/H y Cuenta.

Como en todas las pantallas de la aplicación en la que se manejen grandes cantidades de datos, consideramos 3 estados posibles, de forma que el usuario siempre sea consciente de que está consultando, modificando o eliminando apuntes y/o asientos, y evitando así acciones indeseadas sobre los datos.

• Consulta. En el que nos encontramos nada más entrar en el Diario. Nos permite movernos libremente por los apuntes y asientos con la absoluta seguridad de que ni eliminaremos, ni modificaremos dato alguno de los mismos. Identificaremos claramente que estamos consultando por el color azul de la línea que marca el apunte seleccionado. Desde cualquier estado volvemos al de consulta pulsando la tecla ESC.
• Modificación. Accedemos a él pulsando la combinación ALT+M o a través del menú de Operaciones. Lo identificaremos porque la línea que marca el apunte seleccionado es verde y el campo concreto que podemos editar, en un color más oscuro. Modificaremos el dato consignado en ese campo simplemente escribiendo su nuevo valor.
• Eliminación. En este estado podremos eliminar apuntes y/o asientos de nuestro Diario. Accedemos a este estado pulsando la combinación ALT+E Lo identificaremos porque la línea que selecciona el apunte es roja. Podremos eliminar el apunte seleccionado pulsando la tecla SUPR, y eliminamos el asiento completo pulsando la combinación CTRL+E.

Para una visión lo más global posible de nuestro Diario y a la vez más detalla de la información que podemos analizar, la pantalla se divide en 3 grandes áreas:

• Área de Información ó de Ayuda Contextual. Situada en la parte superior de la pantalla, nos mostrará información acerca de los Totales del Diario, así como información detallada de la cuenta correspondiente al apunte seleccionados. Si en las opciones de la aplicación hemos marcado ‘Mostrar la ayuda contextual’, en esta área se muestra dicha ayuda, desplazando los totales e información sobre la cuenta, a la parte inferior del panel de botones y menús, situado en el margen derecho de la pantalla.
• Panel de botones y menús. Situado en el margen derecho de la pantalla, en él se ubican los botones que dan acceso a los distintos menús que a su vez contienen la totalidad de Procesos y Herramientas para trabajar con nuestro Diario. En el caso de tener activada la Ayuda Contextual, en la parte inferior de este panel dispondremos de los totales y la información sobre la cuenta del apunte seleccionado.
• Listado de Apuntes y Asientos. Situada en el centro, ocupa la mayor parte de la pantalla.

Los Asientos y sus apuntes se disponen en un listado sobre el que podemos desplazarnos usando las teclas de flechas arriba y abajo, las de avance y retroceso de páginas del teclado, o usando la barra de desplazamiento situada a la derecha de la tabla

Los asientos se presentarán ordenados por Fecha, Nº Asto, D/H y Cuenta de sus apuntes. Además, para facilitar su visualización, los asientos se sombrean de forma alternativa, distinguiendo así fácilmente los apuntes que los conforman.

La información presentada para cada apunte, de izquierda a derecha es:

• Columna para marcado de asientos. Podemos marcar/desmarcar un asiento haciendo Doble-Click sobre esa columna, en cuyo caso quedará marcado con el color por defecto, mostrado en la cabecera de la columna. Si hacemos click con botón derecho podremos seleccionar el color (de entre los 4 posibles) con el que marcamos el asiento. Para más información puede consultarse la sección referida a dicho marcado.
• Nº de IVA. Sólo en el caso de que el asiento corresponda a la contabilización de una factura, en esta columna se presenta el libro (identificado por su letra) y el nº de secuencia de IVA de la factura. Pulsando sobre este dato podremos ver directamente la factura completa con la que se corresponde el asiento.
• Nº Asto. Número del asiento, puede no seguir una secuencia correlativa si hemos contabilizado asientos con fecha anterior a la última del diario, ó hemos modificado la fecha de algún asiento de forma que quede reubicado antes o después en dicha secuencia. En cualquier momento podremos reasignar una secuencia de números de asiento correlativa ejecutando el proceso de Renumeración.
• Nº Documento. Columna que AIRContable rellenará de forma automática, según la hayamos programado para que consigne datos que identifiquen de forma única al asiento. Lo más importante es que este Nº de Documento no se ve afectado por el proceso de Renumeración de los asientos, con lo cual siempre podemos tener identificado cada asiento independientemente del orden que ocupe.
• Fecha, Cuenta, Concepto, D ó H e Importe. Resto de campos que conforman el apunte. No tienen consideración especial

La ayuda contextual puede resultar de gran utilidad, sobre todo para usuarios que aún se están familiarizando con las posibilidades y operatividad de la aplicación.

Si se ha activado la opción correspondiente en la pantalla de Gestión de Empresas / Herramientas / Opciones, ésta aparecerá en la parte superior de la pantalla y nos mostrará las combinaciones de teclas y/o ratón con la que podemos ejecutar las operaciones permitidas según el contexto (pantalla, estado, columna en la que estamos posicionados, etc …)

Posiblemente, la contabilización de asientos sea el proceso al que más tiempo tiene que dedicar el usuario de una aplicación contable. Es por ello, que se convierte en prioridad para AIRContable el agilizar dicha tarea, proveyendo de múltiples herramientas y utilidades al usuario encargado de esta labor.

Accedemos a la creación de asientos desde el botón Procesos, aunque lo más rápido es usando la combinación ALT+A. Si el Diario ya tuviese un asiento descuadrado, directamente pasaríamos a dar de alta apuntes de ese asiento, ya que AIRContable habrá rellenado los datos referidos al asiento del nuevo apunte con los del ya descuadrado.

Para organizar y ordenar las innumerables posibilidades vamos a recorrer las columnas del apunte, indicando las opciones que tenemos en cada una de ellas.

Nº de Asto, Nº de Documento y Fecha

El Nº de asto y el Nº de Documento no serán modificable por el usuario, y será AIRContable quien se encargue de incrementarlos y actualizarlos con el siguiente en la secuencia, cuando el usuario de por finalizado el Asiento (pulsando INTRO sobre la columna de Cuenta y teniendo cuadrado el asiento recién introducido).

En la fecha del asiento sólo hemos de consignar día y mes, admitiendo cadenas del tipo DDMM sin separador ó del tipo DD-MM, admitiendo cualquier separador entre el DD y MM.

Cuenta

Al consignar la cuenta a la que queremos contabilizar el apunte, tenemos muchas posibilidades, ya que AIRContable interpretará el dato introducido por el usuario y actuará en consecuencia:

• Código o nombre de cuenta, o parte de alguno de ellos. Se analizará el Plan Contable buscando coincidencias para la cadena introducida. En caso de existir varias coincidencias se mostrará una lista para que el usuario pueda seleccionar una de ellas
• Cuenta asociada a un Cliente o Proveedor. Si la cadena se adapta al formato de NIF o CIF, se buscarán entre las cuentas en cuya ficha de Cliente o Proveedor figure ese dato.
• Inicio y fin del código o nombre de la cuenta. Podemos indicar que queremos seleccionar cuentas que comiencen y finalicen por las cadenas colocando delante ‘..’ tanto del inicio como del final. Por ejemplo, para buscar cuentas cuyo nombre comience por ‘CLIENTE’ y finalicen por ‘MADRID’ indicaríamos ‘..CLIENTE..MADRID’.
• Creación de nueva cuenta. Introduciendo la cadena ‘..’ podremos crear una nueva cuenta sin necesidad de abandonar el proceso de alta del apunte.
• Ejecución de Asientos Automáticos. Si consignamos ‘’ Seguido del número o nombre del asiento automático comenzaremos la ejecución del mismo. Admite indicar sólo parte del nombre. Para más información acerca de Asientos Automáticos puede consultar el apartado dedicado a los mismos en esta misma página de ayuda.
• Repetición de la cuenta anterior. Pulsando la combinación CTRL+R repetidos la cuenta consignada en el apunte inmediatamente anterior.
• Cuentas de IVA. Si consignamos una cuenta de los grupos 477 o 472, dedicadas a la contabilización del IVA, aunque en ese momento no tenga efecto alguno, cuando finalicemos el asiento y procedamos a su grabación, AIRContable confeccionará la factura correspondiente a ese asiento, la presentará en pantalla y procederá a su creación en el libro correspondiente, junto con la grabación del asiento, asegurando así que no existan asientos que contabilicen a las cuentas de IVA sin su correspondiente factura.
• Grabación del asiento y preparación del siguiente. Es en esta columna de cuenta cuando, una vez confeccionados todos los apuntes de nuestro asiento, y sin haber consignado nada en este campo, pulsando la tecla INTRO, se procede a la grabación del asiento y a la preparación del siguiente, incrementando los Nº de Asto y de Documento.

Concepto

En este campo también tenemos varias posibilidades:

• CTRL+D. Cuadra el asto. AIRContable calculará de forma automática todos los campos restantes para que el asiento quede cuadrado. El concepto lo copiará del apunte inmediatamente anterior y el D/H e Importe los calculará en función del resto de apuntes del asiento.
• CTRL+R. Repite el concepto del apunte inmediatamente anterior.
• CTRL+N. Inserta en la posición actual dentro del concepto, el nombre de la cuenta consignada en el apunte.
• CTRL+H. Inserta en la posición actual dentro del concepto, la fecha del asiento
• CTRL+M. Inserta en la posición actual dentro del concepto, el nombre del mes, en letra, de la fecha del asiento
• Texto Predefinido. Pulsando CTRL+N se insertará en el punto en el que nos encontramos el texto asociado al texto predefinido n. Para más información consultar el apartado dedicado a los Textos Predefinidos dentro de este manual.

DH e Importe

En ambas columnas, pulsando CTRL+D podemos cuadrar nuestro asiento en función de los datos de los apuntes anteriores y de los consignados en ese mismo y hasta esa columna.

Además, en el importe, además de cuadrar el asiento e introducir cualquier cadena válida como importe, podemos operar sobre importes de apuntes anteriores:

• /n1(n2). Divide el importe del apunte n2 líneas por encima, entre la cantidad consignada en n1
• /n. Es una simplificación del operador anterior, en el que no indicamos el número de líneas por encima sobre el que aplicamos la división. En este caso dividimos el importe del apunte inmediatamente anterior entre la cantidad n.
• %n1 y %n1(n2). Exactamente igual que el operador / pero en este caso aplicamos un porcentaje al importe consignado en apuntes anteriores.

Una de las herramientas más utilizadas, la búsqueda de apuntes en el Diario. Distinguimos 2 tipos de búsquedas:

• Búsqueda simple, en la que directamente se nos requiere un dato como referencia y AIRContable interpretará lo que el usuario introduzca para realizar la búsqueda por un campo u otro de nuestros apuntes. Así si se introduce una cadena numérica, la búsqueda puede ser por nº de asto, por cuenta, por importe, por concepto, …. Si la cadena es alfanumérica, se puede interpretar que la búsqueda es por concepto o nº de documento. Es habitual que el dato introducido encaje en el patrón de varios campos, en cuyo caso se nos preguntará por qué campo de todos queremos realizar las comparaciones. A este tipo de búsqueda accedemos directamente con la combinación ALT+B.
• Búsqueda combinada, en la que podremos indicar varios campos, valores y operadores lógicos por los que realizar la búsqueda. Para acceder a esta función debemos ir al botón Herramientas y seleccionar la opción Búsqueda.

En ambos casos y una vez iniciado un proceso de búsqueda, podemos repetirla pulsando la combinación ALT+S, pero a partir de la ocurrencia anterior. Si deseamos iniciar una nueva búsqueda, sólo hemos de repetir el proceso comenzando con ALT+B.

Los Asientos Automáticos son una potente herramienta que nos permite automatizar la creación de asientos y agilizar la contabilización de los que tienen un formato común ó que se repiten de forma periódica.

A su vez, podremos clasificar estos asientos según el ámbito al que podremos aplicarlos:

• Asiento Automático General. Podremos acceder a él, editarlo y ejecutarlo desde totas las empresas.
• Asiento Automático Particular. Como su nombre indica, su acceso y uso está restringido a la empresa en la que está incluido.

Los asientos automáticos se presentarán en una tabla desde la cual accedemos a su edición mediante el icono cuya imagen es un lápiz azul. A la creación de nuevos a través del icono con un símbolo más color verde. El número de asientos que podemos crear es ilimitado.

Además, disponemos de otro botón que nos permite realizar una copia del asiento automático, pudiendo modificar en ella su ámbito (por ejemplo, podemos pasar un asiento particular a los generales y viceversa), su número, su nombre y por supuesto los datos que conciernen a sus apuntes.

AIRContable ya lleva pre creados una serie de asientos automáticos muy generales, pero que pueden ser de gran utilidad y sobre todo de muestra para que el usuario se haga una idea de la potencia de esta herramienta.

La idea es confeccionar la secuencia de apuntes de nuestro asiento, rellenando los datos que sepamos serán fijos y requiriendo al usuario que vaya completando los que puedan variar. No es más que una simulación del proceso manual de alta de asientos.

Así pues, después de rellenar los datos generales del asiento, añadiremos a la tabla de apuntes una fila por cada uno de ellos. En cada campo del apunte tendremos varias opciones según queramos operar:

• Fijo. Establecemos el texto que se usará para rellenar el campo y el usuario no deberá intervenir en su cumplimentación
• Usuario. La ejecución del asiento automático se detendrá para que el usuario introduzca la totalidad del valor del campo.
• Fijo y Usuario. Se combinarán textos fijos con interacciones del usuario. Para la consignación de la Cuenta Contable, se nos requerirá la parte fija y se esperará a que el usuario complete la cuenta. En el caso del Concepto, se nos abrirá un editor que permite la combinación de múltiples textos e interacciones, así como de textos predefinidos. Podemos ver con más detalle como se utiliza en el apartado dedicado en este mismo documento.
• Repetir Anterior y Cuadrar Asiento. Hará que el asiento automático repita el texto del apunte anterior o cuadre el asiento.
• Operadores de división y porcentaje. En el caso del importe, también podemos realizar operaciones sobre los valores de los apuntes anteriores.

Con esta herramienta podemos automatizar la creación de textos para su inclusión en los asientos automáticos. La idea es construir una secuencia combinada de textos fijos, textos predefinidos e interacciones del usuario para crear una cadena

Disponemos de dos líneas, la primera donde se encuentran los elementos que podemos incluir en nuestra secuencia. Para incluirlos basta con hacer Doble-Click sobre ellos y se insertarán al final de la misma, o bien pulsar botón izdo del ratón sobre ellos y arrastrarlos hasta uno el símbolo + de la secuencia en el que queramos insertarlo. Estos elementos son:

• Esperar introd. Insertando este comando detenemos la ejecución del asiento automático hasta que el usuario introduzca un texto y pulse INTRO.
• Texto fijo. Incluimos un texto fijo en la secuencia. Se nos requerirá dicho texto al incluir el elemento.
• Texto predef. Insertamos uno de nuestros textos predefinidos en la secuencia. Deberemos indicar el nº del texto predefinido a incluir.
• Nombre Cuenta, Fecha asto., Nombre mes. Se imprimirá el nombre de la cuenta consignada en el apunte en el texto, la fecha del asiento, o el nombre del mes en letra de la fecha del asiento.

En una segunda línea podemos ver como va quedando la secuencia del concepto. En ella sólo podremos hacer Doble-Click sobre un elemento para eliminarlo de la secuencia, ó en caso de que el elemento sea un texto fijo, editarlo o eliminarlo.

Podemos asignar textos a una combinación de teclas y así poder insertarlas en los conceptos de los apuntes. Unos buenos ejemplos podrían ser asignar ‘S/FRA.’ Ó ‘N/FRA.’

Disponemos de 9 textos predefinidos para asignarles texto y otras 3 combinaciones de teclas que ya tienen asignados los más comunes.

Podemos seleccionar el formato del Nº de Documento con el que AIRContable irá cumplimentando, de forma totalmente automática este campo en los apuntes que vayamos insertando en el Diario.

Se ofrecen varios formatos en los que el elemento común es un contador que se irá incrementando de forma automática.

El formato del Nº de Documento, no podrá variarse una vez se haya empezado a contabilizar y a generar números de su secuencia.

Con los Asientos predefinidos podemos crear asientos típicos y estándares de forma rápida y sencilla.

Asiento de Cobro/Pago de factura

Se genera el asiento correspondiente al cobro o el pago de una factura. Los requisitos previos para su confección son:

• Estar sobre un asiento fruto de la contabilización de una factura (algún apunte a las cuentas de IVA). Los detectaremos rápidamente porque estos asientos tienen indicado en la columna Nº de IVA los datos de la factura.
• Que no exista ya el asiento de cobro o pago. AIRContable comprobará que no existen asientos cuyo importe y cuentas contables puedan dar lugar a una duplicidad en el cobro o pago de la misma factura.

AIRContable rellenará por nosotros todos los campos que les sea posible, quedando para nuestro criterio únicamente:

• La fecha del asiento, en la que se hace efectivo dicho cobro o pago
• La cuenta del Banco o Caja a través de la cual se ingresa o efectúa el pago de la factura

Asientos de Liquidación de IVA

AIRContable puede confeccionar los asientos correspondientes a la liquidación del modelo 303. Para ello recorrerá nuestros libros de IVA acumulando los importes de las facturas que entrarían en el periodo seleccionado y consignándolos en los asientos de liquidación.

Para ello debemos indicar:

• Los libros de IVA que usamos para nuestras facturas, tanto las emitidas como las recibidas.
• El tipo de presentación de nuestro modelo y el periodo
• Si queremos contrastar la información obtenida a partir de las facturas con la presentada con la aplicación de AIRImpresos. Si marcamos esta opción, además de calcular el total de las facturas, se comprobará que coincide con la casilla correspondiente al Resultado de la Liquidación, y sólo en el caso de que hayamos confeccionado el impuesto con nuestra aplicación AIRImpresos.

Una vez consignados los parámetros necesarios, pulsamos el botón Calcular para previsualizar los asientos. Y una vez verificados, pulsaremos el de Aceptar para hacer efectiva su inserción en el Diario.

AIRContable ofrece una gran flexibilidad a la hora de confeccionar listados. En la pantalla previa a la emisión de un listado podemos configurarlo con múltiples combinaciones.

Todos los listados se generarán en el momento en formato PDF, evitando el consumo de papel innecesario, así como los frecuentes problemas con la redirección a las impresoras.

Una vez generado el listado, se abrirá con el visor predeterminado para ficheros PDF de su sistema, lo cual obliga a tener instalada aplicación que permita mostrar este tipo de archivos.

Parámetros para la configuración del listado

• Configuración del listado. Podemos elegir el tipo de listado (por asientos o de una cuenta), el rango (por fecha o por nº asto), si deseamos aplicar filtros de marcado, incluir el nº de asto en todas las líneas del asto o sólo en la primera y si preferimos el listado con formato americano, en el cual se muestra el nº de asto y la fecha del mismo en una línea previa a las líneas de apuntes de los mismos.
• Columnas del listado. Para seleccionar las columnas que queremos incluir en el listado de entre todas las posibles.
• Formato de la Hoja.
• Cabecera y Pie. Si marcamos la opción ‘Automático’ se nos configurará el título del listado según los parámetros seleccionados de forma automática.
• Formato y fichero de salida. Podremos emitir nuestro listado tanto en formato PDF como EXCEL. Además, podemos listar en un fichero ‘definitivo’ si seleccionamos uno, o en uno temporal si sólo queremos visualizar sin almacenar el listado (Aunque una vez abierto en el visor PDF predeterminado podremos guardarlo con otro nombre)

El proceso de Conciliación tiene dos cometidos, por una parte, de comprobación de que tenemos contabilizados todos los movimientos que figuran en la relación proporcionada por nuestra entidad bancaria. Y, por otra parte, el de contabilizar posibles movimientos que aún no tengamos reflejados en nuestro diario.

La conciliación parte de la información contenida en los ficheros que las entidades bancarias proporcionan según el formato especificado en el Cuaderno Bancario de la Norma 43. Básicamente consiste en que AIRContable analizará cada uno de los movimientos, comprobando si existe un asiento en nuestro diario que se corresponda con la contabilización del mismo. Para ello sólo hemos de seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Selección y presentación del fichero con los movimientos

Debemos seleccionar el fichero con los movimientos bancarios a conciliar. Dicho fichero nos lo habrá proporcionado nuestra entidad bancaria, y normalmente podremos descargarlo de forma directa desde los servicios en página web de cualquier banco. Este fichero debe ajustarse a lo especificado en el Cuaderno Bancario de la Norma 43, utilizado por todas las entidades bancarias.

Tras seleccionar el fichero, AIRContable procede a su análisis y nos presenta la información de todos los movimientos contenidos en el mismo, de una forma clara e intuitiva. La información presentada es exactamente la que proporciona el banco, sin que AIRContable haya realizado proceso o modificación alguna sobre estos movimientos.

Paso 2. Inicio de la conciliación. Configuración del proceso

Justo debajo de la información referente a los movimientos del fichero tenemos el botón rotulado con ‘Conciliar’ que pone en marcha el proceso. Previamente se nos requerirán una serie de parámetros que influirán en la forma en el que éste se lleva a cabo:

• Fecha de Operación o Valor. Para localizar la fecha del asiento contable correspondiente al movimiento, podemos hacerlo por la fecha de operación o de valor del mismo.
• Intervalo entre fechas. Podemos establecer un intervalo de días en los que las fechas de asientos y movimientos pueden diferir. Así, si indicamos 0 días, las fechas deben coincidir.
• Asignación de cuentas y textos. En el caso de que AIRContable no encuentre asiento correspondiente al movimiento, nos propondrá uno para su contabilización. En su afán de proporcionar el mayor número de datos, podemos asignar cuentas contables a textos que aparezcan en el concepto de los movimientos bancarios. (Por ejemplo, podemos asignar nuestra cuenta para contabilizar los movimientos de nuestra compañía de teléfono, a movimientos que contengan en su concepto el nombre de la misma)

Resultado del proceso de Conciliación

Una vez confirmados los parámetros para la configuración del proceso, AIRContable procede al análisis de movimientos y asientos para determinar si están contabilizados. El resultado de la conciliación se refleja, por un lado, con la aparición de 3 nuevas columnas para cada uno de los movimientos contenidos en el fichero bancario, en la parte superior de la pantalla. Y por otro en la relación de asientos propuestos para la contabilización de movimientos para los que no se han encontrado dichos asientos. De esta forma:

• Si el movimiento YA ESTÁ contabilizado. Junto al movimiento del fichero bancario aparecerá un icono en forma de ‘marca verde’, el Nº de Asto del diario en el que está contabilizado, y pulsando en el icono con la ‘lupa’ podremos ver el asiento completo.

• Si el movimiento NO está contabilizado. Junto al movimiento del fichero bancario aparecerá un icono en forma de ‘triángulo amarillo’, el Nº de Asto propuesto por AIRContable para contabilizar el movimiento y pulsando en el icono en forma de ‘lupa’ nos desplazaremos a dicho asiento que estará ubicado en la parte inferior de la pantalla, en la relación de asientos propuestos para contabilizar los movimientos que no lo están.

Fin del proceso. Contabilización de movimientos

El proceso de conciliación finaliza con la comprobación visual de que todos los movimientos del fichero están contabilizados, o si esto no es así, con la contabilización de los mismos, en caso de cumplimentar toda la información de los asientos y dar el ‘OK’ a la inserción en el diario.

Como es norma, previamente a cualquier inserción de asientos resultado de un proceso automático, el usuario podrá ver en pantalla una relación de los mismos para su comprobación.

El proceso de renumeración de los asientos del diario consiste en la reasignación de todos los Nº de Asto de forma que queden correlativos según el orden natural de los asientos del diario.

Esta operación suele tener sentido una vez cerrada la contabilidad del ejercicio, y cuando no vayamos a insertar, eliminar o modificar los asientos del diario, para llevar a cabo la presentación oficial de libros en el Registro. Para llevarlo a cabo únicamente hemos de indicar el nº de asiento por el cual queremos comenzar a renumerar, normalmente el 1.

A tener en cuenta sobre el proceso de renumeración:

• Los Nº de Asiento se pueden ver modificados, con lo cual, si hemos tomado referencia de alguno(s) de ello(s), ésta dejará de ser válida.
• Los Nº de Documento de los asientos, NO se verán modificados, con lo cual, en caso de tener que tomar referencia de los asientos por su número, es importante hacerlo de su Nº de Documento y no del de Asto.

Si la gestión documental es una herramienta imprescindible para el control y manejo de documentos en formato electrónico relacionados con la actividad de nuestra empresa, en el caso del diario y los asientos contabilizados, la gestión de los documentos asociados a los mismos cobra aún más relevancia.

Casi la totalidad de los asientos tienen como origen un documento físico, y es de vital importancia el tenerlos siempre relacionados. El pequeño esfuerzo de anexar el documento al asiento que lo contabiliza queda de sobra amortizado por la comodidad y ahorro de tiempo que obtenemos al consultarlo de forma inmediata y a un solo click. Además, AIRContable pone a disposición del usuario multitud de herramientas para la búsqueda y localización de documentos, convirtiendo el diario de nuestra contabilidad en una completa base de datos documental en la que gestionar todos los documentos de nuestra sociedad.

Podremos gestionar los documentos anexados a nuestro asiento desde el momento en el que este exista de forma definitiva en el diario, con lo cual, durante el proceso de alta, hemos de esperar a que la grabación del asiento se haga efectiva para el anexado de documentos.

Podremos acceder a la relación de documentos anexados a un asiento haciendo click en la columna encabezada por el icono de una hoja o a través de la opción ‘Documentos del Asiento’ que se despliega al pulsar el botón de ‘Gestión documental’.

En esta pantalla gestionamos todos los documentos anexados a nuestro asiento. En la parte superior disponemos de la información general de nuestro asiento y un campo de Descripción, muy útil para dotar de texto descriptivo a nuestro asiento, ya que a veces lo consignado en el concepto se basa más en datos legales que en descriptivos. Un buen uso de este campo Descripción nos puede ser de gran ayuda para la búsqueda de asientos a través del conjunto de sus documentos.

A continuación, una relación de todos los documentos anexados al asiento, con descripción, su fecha y el tipo de archivo digital en el que lo tenemos almacenado. Junto a estos datos, los iconos que nos permiten acceder de forma rápida e intuitiva a su visualización, la edición del mismo, así como a su eliminación y anexado de nuevos documentos.

Tal y como se ha apuntado en apartados anteriores de este documento, la buena gestión documental de los asientos nos permitirá localizarlos en el diario a través del campo Descripción habilitado en la gestión documental de los mismos.

Desde esta pantalla podemos especificar el patrón de búsqueda de asientos según el contenido de su Descripción.

Desde esta pantalla podemos gestionar la búsqueda de documentos anexados a cualquier asiento del diario. Se convierte así en una potente herramienta para gestionar todos los documentos relacionados con nuestra empresa.

Podemos detallar los parámetros de nuestra búsqueda a través de múltiples opciones:

• Campo del documento por el que buscar. Podemos buscar cadenas en la Descripción, la fecha o el tipo de documento, si en el texto de búsqueda introducimos su extensión (Por ejemplo, “pdf’, “jpg”, …)
• Tipo de comparación. Podemos establecer que campo del documento comience por el texto indicado o que lo contenga en cualquier punto del mismo.
• Combinación de condiciones. También podemos establecer varias condiciones de búsquedas y combinarlas con operaciones lógicos ‘y’ u ‘o’, según queramos que se cumplan varias a la vez ó una de ellas respectivamente.

En el Mayor de la contabilidad podemos examinar los movimientos de cada cuenta, si ésta es auxiliar y admite apuntes, o el resumen desglosado por meses, si ésta es cuenta de mayor. Asimismo, podremos confeccionar gran variedad de listados para obtener información de saldos y movimientos.

Entendemos por cuentas Auxiliares aquellas que no tienen otras subcuentas, y, por lo tanto admiten apuntes directos en el Diario. Al mostrar estas cuentas en pantalla veremos todos los apuntes del diario que anotan en ellas.

Cuentas de Mayor son aquellas de las que parten otras cuentas que coincidiendo en los dígitos de esta cuenta de mayor, tienen códigos más largos. Estas cuentas actúan de totalizadores de sus subcuentas y por tanto en pantalla veremos resúmenes de saldos desglosados por meses.

En nuestra pantalla de Mayor podemos distinguir 4 grandes áreas:

• Área de Información ó de Ayuda Contextual. Situada en la parte superior de la pantalla, nos mostrará información acerca del saldo de la cuenta seleccionada. Si en las opciones de la aplicación hemos marcado ‘Mostrar la ayuda contextual’, en esta área se muestra dicha ayuda, desplazando la información de los saldos a la parte inferior del panel de botones y menús, situado en el margen derecho de la pantalla.
• Panel de botones y menús. Situado en el margen derecho de la pantalla, en él se ubican los botones que dan acceso a los distintos menús que a su vez contienen la totalidad de Procesos y Herramientas.
• Cuenta seleccionada y controles de navegación entre cuentas. Situada en la parte superior, sobre la tabla de muestra la información de las cuentas, tenemos los controles necesarios para seleccionar la cuenta que queremos mostrar y los controles para navegar entre ellas.
• Mayor de la Cuenta. Situada en el centro de la pantalla, mostraremos los movimientos o desglose de saldos de la cuenta seleccionada.

La ayuda contextual puede resultar de gran utilidad, sobre todo para usuarios que aún se están familiarizando con las posibilidades y operatividad de la aplicación.

Si se ha activado la opción correspondiente en la pantalla de Gestión de Empresas / Herramientas / Opciones, ésta aparecerá en la parte superior de la pantalla y nos mostrará las combinaciones de teclas y/o ratón con la que podemos ejecutar las operaciones permitidas según el contexto (pantalla, estado, columna en la que estamos posicionados, etc …)

Nada más acceder a nuestra pantalla de Mayor, nuestro cursor quedará posicionado en la caja de texto en la que podemos introducir la información necesaria para la selección de la cuenta que queremos examinar.

Como es norma, AIRContable intentará interpretar el texto introducido por el usuario, pudiéndose seleccionar cuentas por varios criterios de búsqueda:

• Código de cuenta. Podemos introducir la totalidad o el principio de los dígitos de la cuenta.
• Nombre de cuenta. Podemos introducir la totalidad o parte del nombre de cuentas
• Cuenta asociada a un Cliente o Proveedor. Si la cadena se adapta al formato de NIF o CIF, se buscarán entre las cuentas en cuya ficha de Cliente o Proveedor figure ese dato.

Basta con pulsar la tecla ENTER para que AIRContable examine el Plan Contable en busca de cuentas que cumplan los criterios de búsqueda. Si sólo una cuenta cumple dichos criterios, automáticamente quedará seleccionada y se mostrarán sus movimientos o totalizadores de saldos. En cambio, si son varias las cuentas posibles, se mostrará un listado de ellas para que podamos seleccionar cual queremos examinar.

Navegación entre las cuentas

Una vez tenemos seleccionada una cuenta, podemos navegar a la siguiente o anterior simplemente pulsando el botón correspondiente ó usando la combinación de teclas equivalente de la forma:

• Botón con icono ‘Flecha hacia Derecha’ ó combinación CTRL + ‘+’. Muestra la siguiente cuenta en la secuencia según el orden del plan contable.
• Botón con el icono ‘Flecha hacia Izquierda’ ó combinación CTRL + ‘-’. Muestra la cuenta anterior en la secuencia según el orden del plan contable.
• Botón con icono ‘Flecha hacia Derecha con TOPE’. Muestra la siguiente cuenta en la secuencia, pero que tenga movimientos en el Diario. Resulta de gran utilidad para evitar navegar por cuentas que no tienen información que mostrar.
• Botón con icono ‘Flecha hacia Izquierda con TOPE’. Muestra la cuenta anterior en la secuencia, pero que tenga movimientos en el Diario.

Podemos volver al estado inicial para seleccionar cuenta pulsando la tecla ESCAPE mientras visualizamos la información de una cuenta.

En el mismo panel de los controles de navegación, a la derecha, y cuando haya seleccionada alguna cuenta, disponemos del botón que nos permite visualizar los movimientos de la cuenta en otros ejercicios.

Al pulsarlo se despliega un menú con el resto de ejercicios de la misma empresa. Seleccionando uno de ellos de superpondrá una ventana con los movimientos de la cuenta seleccionada en ese otro ejercicio. Podemos desplazar dicha ventana para contrastar la información de la misma cuenta en 2 ejercicios distintos.

Una vez seleccionada una cuenta, en la tabla situada en el centro de la pantalla, y dependiendo de si la cuenta es Auxiliar o de Mayor podemos ver la información referente a la misma.

Cuentas de Mayor

Se mostrará el desglose de saldos que totalizan a todas las subcuentas que cuelgan de nuestra cuenta de mayor. El desglose se hará por meses, incluyendo 2 líneas para uno de los periodos, una con el total al Debe y otra con el total al Haber.

Cuentas Auxiliares

En este caso, se listarán en la tabla todos los movimientos del Diario anotados a la cuenta seleccionada. Las columnas mostradas con análogas a las del diario con la inclusión de la rotulada con ‘Saldo’ en la que se va mostrando el saldo acumulado línea a línea.

Una vez listados los movimientos de una cuenta en la tabla, podemos interactuar con dicha información para obtener más detalles sobre el movimiento.

Concretamente, y haciendo Doble Clic sobre el movimiento ó combinación CTRL+A, podemos visualizar el asiento completo en el que está incluido el movimiento seleccionado. Además, tenemos la posibilidad de modificar dicho asiento sin necesidad de tener que navegar hasta la pantalla de Diario. Para más detalles puede consultarse la sección de este manual habilitada para explicar dicha funcionalidad.

Aunque podemos acceder a la configuración y emisión de listados desde el menú desplegado al pulsar el botón ‘Procesos’, es posible obtener un listado de la información mostrada en pantalla de forma rápida y sencilla, sin necesidad de configurar listado alguno.

Podemos acceder a esta función a través de la opción ‘Imprimir Cuenta’ del menú desplegado con el botón de ‘Procesos’, o simplemente usando la combinación ALT+I para, en caso de que se estén mostrando movimientos de una cuenta, se emita un listado en formato .pdf con dichos movimientos.

Es posible modificar asientos del Diario desde la pantalla de Mayor, ahorrándonos así el tener que navegar hasta dicha pantalla de Diario.

Para ello accedemos al asiento completo del que forma parte el movimiento, haciendo Doble Clic sobre el mismo o mediante la combinación CTRL+A. Una vez visualizado el asiento, podemos proceder a su modificación pulsando el botón rotulado con ‘Modificar’. Las normas y restricciones a la hora de hacer las modificaciones son las mismas que las establecidas desde la pantalla de Diario.

Al igual que en la pantalla de Diario, en esta de Mayor podemos marcar movimientos fácilmente, haciendo Doble Clic sobre esa columna, en cuyo caso quedará marcado con el color por defecto, mostrado en la cabecera de la columna. Si hacemos clic con botón derecho podremos seleccionar el color (de entre los 4 posibles) con el que marcamos el movimiento.

El marcado de movimientos puede ser de gran utilidad para ciertos procesos que pueden resultar tediosos, como el punteo de movimientos con los movimientos bancarios.

Las marcas establecidas sobre los movimientos en el Mayor no influyen sobre las gestionadas en el Diario.

La búsqueda de movimientos sólo tiene sentido si tenemos una cuenta seleccionada, y ésta es auxiliar. Distinguimos dos tipos de búsqueda entre los movimientos del Mayor de una cuenta:

• Búsqueda simple, en la que directamente se nos requiere un dato como referencia y AIRContable interpretará lo que el usuario introduzca para realizar la búsqueda por un campo u otro de nuestros apuntes. Así si se introduce una cadena numérica, la búsqueda puede ser por nº de asto, por importe, por concepto, …. Si la cadena es alfanumérica, se puede interpretar que la búsqueda es por concepto o nº de documento. Es habitual que el dato introducido encaje en el patrón de varios campos, en cuyo caso se nos preguntará por qué campo de todos queremos realizar las comparaciones. A este tipo de búsqueda accedemos directamente con la combinación ALT+B.
• Búsqueda combinada, en la que podremos indicar varios campos, valores y operadores lógicos por los que realizar la búsqueda. Para acceder a esta función debemos ir al botón Herramientas y seleccionar la opción Búsqueda.

En ambos casos y una vez iniciado un proceso de búsqueda, podemos repetirla pulsando la combinación ALT+S, pero a partir de la ocurrencia anterior. Si deseamos iniciar una nueva búsqueda, sólo hemos de repetir el proceso comenzando con ALT+B.

AIRContable ofrece una gran flexibilidad a la hora de confeccionar listados. En la pantalla previa a la emisión de un listado podemos configurarlo con múltiples opciones.

Todos los listados se generarán en el momento en formato PDF, evitando el consumo de papel innecesario, así como los frecuentes problemas con la redirección a las impresoras.

Una vez generado el listado, se abrirá con el visor predeterminado para ficheros PDF de su sistema, lo cual obliga a tener instalada aplicación que permita mostrar este tipo de archivos.

Tipos de listado

• Movimientos. Lista todos los movimientos de la cuenta, de la misma forma que los vemos en la pantalla.
• Descomposición de saldos. Lista únicamente aquellos movimientos que no tienen contabilizada su contrapartida.
• Conceptos. Lista aquellos movimientos en los que en aparece el texto indicado en su concepto.

Parámetros para la configuración del listado

• Configuración del listado. Podemos elegir el tipo de listado (Movimientos, Descomposición de Saldos o Conceptos), el rango de cuentas, el de fechas, y otros parámetros que nos permitirán configurar el listado.
• Columnas del listado. Para seleccionar las columnas que queremos incluir en el listado de entre todas las posibles.
• Formato de la Hoja.
• Cabecera y Pie. Si marcamos la opción ‘Automático’ se nos configurará el título del listado según los parámetros seleccionados de forma automática.
• Formato y fichero de salida. Podremos emitir nuestro listado tanto en formato PDF como EXCEL. Además, podemos listar en un fichero ‘definitivo’ si seleccionamos uno, o en uno temporal si sólo queremos visualizar sin almacenar el listado (Aunque una vez abierto en el visor PDF predeterminado podremos guardarlo con otro nombre)

Guardar información para imprimir cuenta

Pulsando este botón, guardamos la configuración actual para la impresión rápida de la cuenta, a la que accedíamos con la combinación CTRL+I, y para la que no recogíamos las opciones de configuración con la que se emitirá el listado.