Las ventajas de la gestión documental son numerosas. Cada vez hay más empresas que trabajan en este aspecto puesto que la cantidad de información que tienen que almacenar va en aumento. En Aplicaciones Reunidas sabemos todos los beneficios que puede aportar un sistema de gestión de documentos eficaz y te los mostramos a continuación.
▶ Ahorra más tiempo
Una de las ventajas de la gestión documental es que te facilita el poder encontrar o recuperar determinados documentos. Esto agiliza mucho más los movimientos internos y externos de la empresa, aumentando exponencialmente su productividad. El tiempo es oro y cuanto menos tengamos que gastar mejor.
Debemos pensar también que este aspecto se ajusta a la realidad de la nuestra sociedad, ya que hoy en día estamos acostumbrados a repuestas y acciones inmediatas. Una empresa rápida capaz de gestionar sus documentos con tanta facilidad resultará mucho más atractiva al cliente.
▶ Garantiza la fiabilidad
Utilizar un gestor documental implica cumplir una serie de reglas ya implícitas dentro del mismo sistema. Esto, contando como una de las ventajas de la gestión documental, implica el poder asegurarte más fácilmente de que la información almacenada está de acuerdo con las últimas leyes aprobadas.
Al almacenar toda la información en formato físico es más probable que se nos pase comprobar si sigue cumpliendo con las últimas actualizaciones o directamente si son legales. Si digitalizas todos tus documentos, estarás invirtiendo en la fiabilidad de tu empresa.
▶ Mayor movilidad
Entre las ventajas de la gestión documental se encuentra el poder llevar la información de un lado a otro sin dificultad. Resulta mucho más cómodo y efectivo el poder hacer llegar los documentos a través de una red de documentos compartida que el transportarlos físicamente.
Esto, además de salvar tiempo como se ha indicado anteriormente, contribuye a la mejora de la comunicación interna y externa. Los intercambios entre el cliente y la empresa serán más productivos al igual que los procesos dentro de la misma.
▶ Preservación de los documentos electrónicos
El negar el uso de la tecnología hoy en día es arriesgarse a quedarse atrás en el mercado. Es por eso que la digitalización de los documentos es el siguiente paso a dar más lógico en busca del progreso de tu empresa.
Gracias a esto, podemos evitar que se pierdan o traspapelen todos los documentos y que sea más sencillo acceder a ellos. Además, en formato electrónico estos no sufrirán ningún deterioro y siempre se conservarán en perfecto estado.
▶ Menos dinero y más ingresos
Si pensamos en una de las consecuencias a largo plazo de las ventajas de la gestión documental entenderemos al momento lo que esto implica a nivel económico. Es decir, conseguiremos ahorrar mucho más dinero. Menos papel, más tiempo, mayor productividad y por consiguiente, mayor ahorro.
No solo eso, sino que debido al aumento de la productividad que supone utilizar un sistema de gestión documental, estaremos también ganando más dinero.
▶ Comparte los documentos más fácilmente
Tener toda la información centralizada supone el poder compartirla dentro y fuera de la empresa de forma rápida y eficaz. En cuestión de segundos se podrá subir un documento y estar al alcance de cualquier usuario que se desee.
Así mismo, se pueden trabajar los mismos documentos al mismo tiempo sin problemas de disponibilidad. Se fomenta así el trabajo en equipo y la colaboración dentro de la empresa y se mejora el servicio al cliente. Otra de las grandes ventajas de la gestión documental.
▶ Menor impacto en el medio ambiente
Junto con la tecnología, el ser respetuoso con el medio ambiente está a la orden del día. Ya no es sostenible el mantener toda la información guardada en formato físico principalmente por el increíble gasto de papel que esto supone. Esta es otra de las ventajas de la gestión documental.
Mejora la imagen de tu empresa frente a los clientes más ecológicos apostando por un sistema de gestión de documentos que no contamine y que evite el uso innecesario de miles de papeles.
▶ Controla los archivos
El saber de qué documentos disponemos y de cuáles no, es un aspecto muy importante dentro de la gestión de tu empresa. Tener al alcance la información en todo momento y ser capaz de modificarla cuando sea necesario es una de las ventajas de la gestión documental más importante.
Una empresa organizada es una empresa exitosa. Si tienes controlados todos los archivos evitarás que se trabaje, por ejemplo, sobre las versiones antiguas de un documento, perdiendo así productividad. Podrás tener la información actualizada siempre disponible para los trabajadores y además tus clientes.
▶ Gana en espacio
Otra más de las ventajas de la gestión documental es la cantidad de espacio que se salva en almacenamiento. Al estar la documentación pasada a formato digital, se ahorrará espacio ya que no habrá que guardarlo en estanterías o cajones.
Esto ayudará a tu empresa porque agilizará mucho más los procesos de búsqueda de información al tenerlos todos localizados en un mismo lugar. Si los guardas en cajones o estanterías costará más tiempo y esfuerzo encontrarlos. De este modo, te resultará todo mucho más sencillo.
Creemos que todas las ventajas de la gestión documental son más que evidentes. Un sistema eficaz es la clave para mejorar la calidad de servicio de tu empresa y su funcionamiento interno en general.
En Aplicaciones Reunidas buscamos ayudarte a mejorar la gestión documental dentro de tu empresa. Te ofrecemos cuatro programas distintos de gestión documental y de organización de archivos para que puedas optimizar al máximo el rendimiento de tu negocio.
Si deseas mejorar la productividad de tu empresa y obtener una administración más eficaz de la información llámanos al 916 36 74 90 o rellena este formulario. Desde Aplicaciones Reunidas nos encargaremos de asesorarte en todo momento.
