La correcta gestión documental de las empresas se ha convertido en un objetivo primordial para todas. El éxito y el crecimiento de cualquiera de ellas están directamente relacionados con la eficacia de su control de documentos y el sistema de gestión documental que utilice. Por eso, si te preguntas cómo tener la mejor gestión documental para tu compañía lee los siguientes consejos que te presentamos en Aplicaciones Reunidas.
▼ La importancia de la gestión documental en las empresas
Cuando la gestión documental de las empresas no es la adecuada se producen multitud de errores que ralentizan el crecimiento y sus competencias en el mercado. Uno de los primeros problemas surge por la falta de digitalización de documentos que puede provocar la pérdida de los mismos.
Por el contrario, en los últimos años y debido al mayor uso del archivo digital ha comenzado la ley del “guardar todo por si sirve” que ha llevado a almacenar de forma sistemática documentos inservibles o archivos duplicados.
La eficaz gestión de archivos de las empresas evita los gastos derivados de este tipo de errores y del tiempo que conlleva repararlos. Por todo eso es fundamental comenzar a usar un programa de gestión documental de empresas. Pero no todos valen, si no conoces las características y las necesidades de tu empresa no sabrás cuál es el software de gestión adecuado.
▼ TIPS para una perfecta gestión documental en las empresas
Cada empresa presenta unas particularidades que le son propias, no obstante, ya se trate de una pyme o una multinacional, en un país occidental o del este, todas las empresas deben cumplir determinadas tareas y funciones para trabajar correctamente en su gestión documental y organización de archivos. Estas son algunas de ellas:
- Recuperación de archivos: un sistema de recuperación de archivos es fundamental para la seguridad de la empresa y el control de documentos.
- Flujos de trabajo: establecer rutas de la documentación para conectar la labor de cada empleado es esencial para llevar un seguimiento. Un ejemplo sería el etiquetado como “enviado” “finalizado”, etcétera.
- Control de las distintas versiones: el error que conlleva mayor pérdida de tiempo es el uso de diferentes versiones de un mismo archivo.
- Multi acceso: la entrada desde distintos puntos permite tener la información siempre accesible y poder trabajar desde cualquier lugar.
- Búsquedas sencillas e intuitivas: encontrar información de forma rápida facilita la labor conjunta de los trabajadores.
Obviamente, para todas estas tareas se necesita un gestor de documentos, pero, ¿cómo elegirlo?
▼ Elegir un software de gestión adecuado a tu compañía
En el mercado existen un gran multiplicidad de sistemas para llevar los documentos de una empresa, para preparar el informe de gestión, la digitalización de imágenes, etcétera. Elegirlo puede ser una tarea compleja que requiera conocimientos profundos sobre el funcionamiento de tu organización. Te damos algunos consejos para que conozcas sus singularidades y elijas el mejor administrador de archivos para ella.
Lo primero que debes tener en cuenta es el tamaño de la empresa: La gestión documental de las empresas de menor tamaño puede comenzar en la nube, sin embargo no pasa demasiado tiempo hasta que se vuelve insuficiente para solucionar los problemas del día a día. Toda empresa por pequeña que sea necesita conexión al correo electrónico, un control de la productividad de cada empleado o de los flujos de trabajo, entre otras. Y por supuesto, una gran empresa deberá contar con un gestor de documentos acorde a la relevancia de sus acciones.
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El presupuesto disponible: Al igual que existe un software de gestión perfecto para cada compañía, también existe un precio adecuado para cada software de gestión. Hay algunos con precios muy elevados y otros completamente gratuitos, en todo caso se deberá valorar el beneficio obtenido de implementarlo así como el ahorro de tiempo y de errores.
Las necesidades específicas: Aunque como ya hemos visto existen una serie de tareas que toda empresa debe llevar a cabo para mantenerse competente y funcional, cada una dispondrá de algunas más concretas. Debes encontrar en el engranaje de tu empresa los fallos que la impiden funcionar como desearías y tras encontrar estos eslabones débiles, estudiar la forma más adecuada de remediarlos. Cuando tengas claras las soluciones sabrás cual es el sistema de gestión documental de empresas que mejor se adapta.
A continuación, te ofrecemos cuatro sistemas de gestión documental de empresas que cubren diferentes necesidades.
⭐ Para la gestión documental de empresas referente a los empleados ➞ AIRLaboral
AIRLaboral facilita el control de la información de todos los empleados de una empresa a través del acceso a las fichas de trabajadores donde se incluyen bajas, días vacacionales, finiquitos, etcétera. También cuenta con un sistema avanzado de emisión de recibos, agenda, multi acceso y permite el cálculo automático del IRPF. Si quieres saber todo lo que puede ofrecerte la gestión documental de empresas visita este enlace.
⭐ Si buscas un software de gestión contable ➞ AIRContable
AIRContable generará automáticamente asientos contables, asociará las cuentas del IVA y desglosará los conceptos de las facturas. Este programa de gestión documental de empresas hace la información intuitiva y sencilla. Conócelo para asegurarte de que cumple con todos tus requisitos.
⭐ Para la digitalizar las facturas y un mayor control sobre ellas ➞ AIRFacturas
Si lo que más necesita tu empresa es tener un control de la facturación, debes saber todo lo que AIRFacturas puede ofrecerte: perfecta gestión de la base de datos de clientes, clasificación de las facturas, automatización de las tareas o generación de remesas bancarias entre otras.
⭐ Un gestor de documentos adecuado a cada necesidad ➞ AIRImpresos
AIRImpresos es la mejor opción si necesitas un control de tus impuestos. Este programa de gestión documental de empresas ofrece cálculo automático de importes, administración de las hojas complementarias y generación de ficheros en el formato que exige la AEAT, entre otras facilidades para impuestos y liquidaciones.
Con solo uno de estos programas podrás conseguir una gestión documental moderna e impecable en tu empresa. Además, todos ellos permiten la integración con AIRImpresos y ofrecemos la instalación y puesta en marcha para que puedas comenzar a implementar los cambios que desees para tener la gestión documental de empresas perfecta cuanto antes.
Por último, una vez forme parte de la organización de tu empresa, realiza reuniones periódicas donde todos los empleados puedan dar aportaciones sobre el funcionamiento del sistema de gestión documental de empresas y por supuesto, selecciona responsables encargados de recoger las informaciones y estudiar posibles mejoras.
En Aplicaciones Reunidas queremos que los errores de gestión y control no entorpezcan las posibilidades de tu empresa de llegar adonde se proponga. Si tienes dudas sobre nuestro software de gestión rellena nuestro formulario y contactaremos contigo enseguida. ¡Gestiona tu negocio con tan solo un click!
