Un sistema de gestión documental es en la actualidad el mejor método para controlar y asegurar la información y el flujo de documentos de una compañía. En Aplicaciones Reunidas queremos explicarte aquellas aplicaciones que lo habilitan para cumplir con los objetivos de la gestión documental.
▼ Ventajas de la gestión documental en empresas
Antes de conocer sus ventajas debemos conocer ¿qué es un sistema de gestión documental? Esta herramienta digital también es conocida por sus siglas en español, SGD, o por sus siglas en inglés, DMS (document management system) y tiene como objetivo almacenar y controlar el flujo de informaciones y documentos de una empresa.
Esto lo hace a través de la gestión documental y la organización de archivos en una base central a la que pueden tener acceso todos los empleados. Estos documentos se mantienen en línea, con el fin de que al ser modificados, borrados o trasladados, todos los empleados tengan conocimiento de ellos y no se produzcan errores o pérdidas de información.
Otro de los objetivos de la gestión documental es mejorar la correcta circulación de archivos y facilitar el reconocimiento de los mismos a través de distintos accesos. A continuación, vamos a ver algunas de sus ventajas en el control documental de una compañía.
⭐ 1. Digitalización de documentos
Una oficina sin papel es sinónimo de buen hacer, de cuidado del medioambiente y de innovación. Con un sistema de gestión documental, al digitalizar las facturas y el resto de documentos asegurarás también que no se pierdan, ya que un software de gestión de empresas mantiene los documentos en línea y permite la recuperación de los mismos una vez enviados a la papelera.
⭐ 2. Seguridad de los documentos
Realizar copias digitales de ficheros en papel o inclusive digitalizar el 100% de documentos de una empresa garantizará la seguridad de estos.
Un documento en papel puede deteriorarse o perderse, en cambio uno digital podrá tener innumerables copias y una vez ubicado en un sistema de gestión documental podrá ser rescatado gracias a la herramienta de recuperación de datos.
⭐ 3. Sistema de gestión centralizado
Cuanto mayor es la empresa, el número de empleados y las diferentes jerarquías, más difícil resulta mantener ubicados los documentos. Para evitar el continuo envío de archivos entre departamentos y/o empleados y reducir el número de versiones en activo, uno de los objetivos de la gestión documental es centralizar los archivos.
Todos los empleados podrán tener acceso a los archivos y evitarán las largas búsquedas en las diferentes carpetas. Asimismo, se podrá decidir qué empleados tienen accesos a unas u otras informaciones.
⭐ 4. Control documental de versiones
Es muy habitual que al existir cambios y copias de un mismo documento, las diferentes versiones circulen por la empresa y se entreguen con errores, sin los cambios previstos o se desconozca finalmente cuál era la copia que el cliente esperaba.
Para evitarlo, un software de gestión ofrece un historial de versiones, de manera que se podrá acceder a cualquiera de las versiones anteriores para establecer las debidas comparaciones.
⭐ 5. Gestión de archivos compartidos
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Un sistema de gestión documental permitirá que distintas personas puedan trabajar en un documento al mismo tiempo.
- Colaboración documental entre empleados: Con un programa de gestión documental los empleados pueden acceder a documentos y modificarlos en tiempo real, siendo visible para el resto. Esto favorece la posibilidad de unir informaciones e ideas.
- Gestión de archivos dentro y fuera de la empresa: El acceso a los documentos no solo puede realizarse desde dentro de la empresa, si se desea, los clientes pueden acceder a las diferentes informaciones. La principal ventaja de esto es el ahorro de tiempo en envíos de correos, ficheros, formularios, etcétera.
▼ ¿Qué programas de gestión documental existen?
En el mercado existen diferentes tipos de SGD, sin embargo no todos son igual de prácticos ni sencillos de utilizar. A su vez, dependiendo del tamaño de tu empresa o las tareas de control documental que desees llevar a cabo, existirán algunos más adecuados que otros.
En Aplicaciones Reunidas ofrecemos hasta cuatro programas que hacen las veces de sistema de gestión documental, cada uno centrándose en diferentes servicios: recursos humanos, facturación, contabilidad e impuestos.
A continuación, te explicamos cómo cada uno de ellos puede ayudarte en el control documental y establecer un flujo de informaciones útil y seguro.
- AIRLaboral: Este sistema de gestión documental puede modificar datos del trabajador en la misma emisión del recibo, hacer presentaciones telemáticas de ficheros y búsquedas combinadas por la descripción y datos del documento.
Además, permite crear distintos perfiles de usuarios y trabajar desde distintas ubicaciones, ya que mantiene la integridad de los datos.
- AIRFacturas: Además de digitalizar facturas el programa permite realizar una perfecta gestión documental gracias a la posibilidad de anexar cualquier tipo de documentos digitales a las facturas. Además permite crear un PDF para cada factura, y organizar la vista de las remesas por origen, fecha de generación etcétera
- AIRContable: Este software contable asocia automáticamente las cuentas de IVA para los tipos vigentes, cuentas de bancos, entidades con las que trabajes etcétera, y permite en un solo clic anexar y consultar documentos digitales que se correspondan con asientos y/o facturas. También ofrece un suministro de información anual para operaciones especiales, entre otras.
- AIRImpresos: Este programa garantiza un control total sobre las liquidaciones mensuales, trimestrales y anuales, generará ficheros según lo exigido por la AEAT, analizará la información de la contabilidad y los recibos de los trabajadores para realizar el cálculo de importes. Y al igual que el resto, contiene copias de seguridad y diferentes accesos.
Todas estas posibilidades que ofrece un sistema de gestión documental puedes encontrarlas en cualquiera de nuestros cuatro programas de gestión documental y organización de archivos.
Si deseas mantener tus copias de seguridad y facilitar el flujo de la información dentro y fuera de la empresa llámanos al 916 36 74 90 o rellena nuestro formulario. En Aplicaciones Reunidas te recomendaremos el sistema de gestión documental más adecuado para tu caso.
